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Protección de Datos


En cumplimiento a los dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa XSYSTEM S. A. S. informa la Política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.

 

1. IDENTIFICACION

RAZON SOCIAL: Xsystem LTDA
NIT: 830.044.977-0
DIRECCION: Av Calle 26 #69D – 91 centro empresarial arrecife
CORREO ELECTRONICO: 
habeas.data@Xsystemla.com
AREAS RESPONSABLES: Sistemas, Gestión Humana, Financiera, Gestión Integral. TELEFONO: 4160177
ACTIVIDAD ECONOMICA: Comercialización de Productos Software y Hardware

 

2. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad económica de la empresa. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, ejecute el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable

 

3. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los datos personales que XSYSTEM LTDA recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
3.1. En relación con la Actividad Comercial propia de XSYSTEM
Los datos necesarios para el desarrollo del objeto social descrito en el certificado de existencia y representación legal de la Compañía el cual gira en torno a la comercialización de Software y Hardware.
3.2. En relación con el funcionamiento de XSYSTEM
Los datos que sean necesarios para el funcionamiento administrativo de la Compañía y de todas las sucursales y puntos de distribución al nivel nacional.
3.2.1. Recurso Humano
El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con XSYSTEM LTDA (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
3.2.2. Proveedores y Contratistas de XSYSTEM LTDA
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que XSYSTEM LTDA requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
3.2.3. Seguridad en instalaciones de XSYSTEM
El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de XSYSTEM LTDA y en general toda actividad que implique la vigilancia, el cuidado, el bienestar general de la Compañía y todos sus colaboradores.

 

4. DERECHOS DE LOS TITULARES
4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a XSYSTEM LTDA como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. XSYSTEM LTDA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS Y DATOS PERSONALES.
4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a XSYSTEM LTDA. como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4.3. Ser informado por XSYSTEM LTDA como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

5. DATOS SENSIBLES
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por XSYSTEM LTDA, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

 

6. DATOS DE MENORES DE EDAD
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

8. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
8.1. Información requerida por XSYSTEM LTDA en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
8.2. Datos de naturaleza pública.
8.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
8.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
8.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación
En la sede de XSYSTEM LTDA: Aut. Medellín KM 2 Parque Empresarial Tecnológico De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 AM a 5:00 PM) Conmutador: (+571) 8766700
Correo electrónico: habeas.data@Xsystemla.com
Página Web: http://www.Xsystemla.com/COL Link: Protección de Datos – Habeas Data Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de XSYSTEM LTDA. encargada del Tratamiento.

 

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
XSYSTEM LTDA garantiza la protección de los derechos del titular de los datos personales y en cualquier momento podrá presentar consultas, quejas, reclamos o solicitudes en general con su información, conforme el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
10.1. Consultas Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
10.2. Quejas y/o Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante XSYSTEM LTDA., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
10.2.1. Nombre e identificación del Titular
10.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
10.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
10.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer. En caso de que XSYSTEM LTDA no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si el reclamo resulta incompleto, XSYSTEM LTDA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.
Una vez recibido el reclamo completo, EL ENCARGADO lo incluirá en los registros que lleve, señalando el motivo del mismo, la fecha de recibido y en general todos los datos necesarios para darle el trámite correspondiente y responder dentro de los términos establecidos.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, XSYSTEM LTDA. Informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Además de lo establecido en la presente Política, los procedimientos a seguir para la atención de consultas y reclamos serán los establecidos en la normativa aplicable, y especialmente los referidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cualquier tipo de solicitud, petición o reclamación que realice un titular se deberá responder por el mismo canal en el cual se recibió, asegurando almacenar las respuestas en un medio que asegura su posterior consulta y reproducción.

 

11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE XSYSTEM
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

 

12. PUBLICIDAD Y VIGENCIA

La presente política será publicada en la página web de la Compañía http://www.Xsystemla.com/COL y estará dispuesta en la Intranet y entra en vigencia con la respectiva firma.
Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento de bases de datos e información será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

 

13. ACEPTACIÓN POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
Autorizo(amos) de manera expresa e irrevocable a Xsystem , a quien represente o a quien ceda sus derechos, o a quien éste contrate para el ejercicio de los mismos, sus obligaciones o su posición contractual a cualquier título, en relación con los productos o servicios de los que somos titulares como representantes de éste, para que consulte, solicite, suministre, reporte, procese, obtenga, recolecte, compile, confirme, intercambie, modifique, emplee, analice, estudie, conserve, reciba y envíe mis (nuestros) datos personales.
En los términos de la Ley 1581 de 2012, manifiesto (manifestamos) de manera expresa, que he (hemos) sido informado(s) del tratamiento al que serán sometidos mis (nuestros) datos y su finalidad, por consiguiente, aceptamos que estos sean recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos o transferidos a terceros para las siguientes finalidades principales: envío de campañas de marketing, mailing y demás servicios ofrecidos por la compañía, eventos, actividades programadas, novedades, material promocional y los demás relacionados con la naturaleza de Xsystem . El cumplimiento de los deberes legales y el ejercicio de los derechos u obligaciones contractuales de Xsystem , la comunicación y envío de información sobre otros productos y servicios; actividades comerciales, promocionales y de mercadeo.

 

14. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES A TRAVÉS DE LAS COOKIES

 

Las Cookies se utilizan con el fin de conocer los intereses, el comportamiento y la demografía de quienes visitan o son usuarios de nuestro Sitio Web y de esa forma, comprender mejor sus necesidades e intereses y darles un mejor servicio o proveerle información relacionada.
Son archivos que recogen información a través de una página web sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y eventualmente podrían conformar una base de datos de acuerdo a la definición legal de la Ley 1581 de 2012 al recolectar datos personales conforme a las siguientes características:

 

(i) Están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural,

ii) Permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos,

iii) Su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita,

iv) Su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación; caso en el cual, el responsable deberá ceñirse por las normas sobre protección de datos vigentes en Colombia, en especial la aplicación de los principios rectores para la administración de datos de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
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