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Gestión Documental

Soluciones que optimizan los procesos documentales de la compañía.

Nuestras soluciones de gestión documental están basadas en el día a día del proceso de trabajo, permitiendo analizar trazabilidad, accesibilidad, y flujos de proceso asociados a cada dato, enfocándonos principalmente en el manejo de información documental, arquitectónica, espacial, georreferenciada, CAD y comercial.


 

ARQUITECTURA

GEORREFERENCIADA

DOCUMENTAL

 COMERCIAL

 

Con la gran producción documental que se produce en el día a día de cualquier compañía la gran problemática es la gestión y colaboración sobre los documentos; por eso nuestras soluciones documentales están personalizadas para trabajar con enfoques hacia el ámbito documental, arquitectónico, infraestructura, estructural, construcción, fabricación, plantas, geográfica y medios masivos.

Los grandes resultados se pueden ver en el corto y mediano plazo ya que los procesos que diseñamos mejoran estructuralmente tanto la información como cada uno de los procesos permitiendo que todo ese encuentre alineado y perfectamente optimizado, obteniendo los mejores resultados en los siguientes ámbitos.

Con el uso de las herramientas correctas y nuestra asesoría puede generar gran valor para su compañía por medio de la optimización de sus procesos con su respectiva trazabilidad además de nuestros principales objetivos en sistemas de información: integración, movilidad, seguridad y colaboración, todo de acuerdo con sus necesidades.

 

SOLUCIONES

 

Visualización de información

Debido a la gran cantidad de información generada es importante destacar que no todas las personas les compete la información de la misma manera, debido a que sus roles dentro de la compañía así lo exigen, por eso de la mano con Xsystem es importante pensar en la visualización de información enfocada hacia gerentes, coordinadores, gestores y usuarios convencionales, colocando así una capa de seguridad adicional que permita segmentar la información.

Búsquedas

Dentro de grandes repositorios de información la búsqueda no solo se ejecuta por nombres de archivo, sino también por su contenido, categorización, y en muchos casos bases de datos que deben ser integradas, para que la búsqueda pueda realizarse en cualquier momento con tiempos muy pequeños de respuesta, y sin necesidad de apoyarse en el personal haciendo búsquedas físicas documento a documento.

Trazabilidad

El atributo más importante de un gestor documental es la trazabilidad, no solo en el histórico del documento sino también en sus aprobaciones, acciones, y ciclo de vida; este último siendo el más destacado porque a la hora de interactuar con un documento se debe discriminar para que únicamente las personas responsables de dicha etapa puedan realizar las acciones pertinentes.

Centralidad de la información

La centralidad ofrece un esquema más estructurado y fácil de comprender, permitiendo definir las políticas de backup de la mejor y óptima manera.

Estandarización

La estandarización de los criterios de almacenamiento promueve que el sistema se comporte de la manera mas eficaz, y adicionalmente permitir al personal trabajar bajo los mismos criterios, teniendo como resultado una medición eficaz y efectiva.

Ciclos de vida

Una parte importante de los procesos, es la interacción de los usuarios en el área que les compete, llevando a cabo el respectivo seguimiento. Dentro del proceso de Arquitectura, Ingeniería y Construcción se constituye todo el proceso basado en la metodología BIM, sin embargo, hemos adaptado dicha metodología para las diferentes áreas (petrolera, urbanística, comercial, etc.) obteniendo excelentes resultados.

 

CASO DE ÉXITO

Gestor Documental

Dada la complejidad y gran cantidad de información de distintos tipos, planimétrica (Planos CAD), geográfica (Mapas de regiones), geo-referenciada (ubicaciones de elementos), documental (PDF, Documentos, Hojas de cálculo, Imágenes, Videos, etc.) que se encontraba en distintas ubicaciones sin estar relacionada entre ellas lo que convertía cualquier búsqueda o actualización en algo complejo asociado a múltiples reprocesos.

Por lo anterior se pensó en unificar toda esta información bajo un gestor documental, que permitiera la integridad de los distintos tipos de información junto con su correspondiente trazabilidad, integrando el gestor a las aplicaciones ya existentes con el fin de afectar lo menos posible a los usuarios que alimentan la información, bien sea en sitio desde sus máquinas o en campo desde sus dispositivos móviles, permitiendo conocer en tiempo real las modificaciones realizadas.

 

 

 

 

 


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